Könyvelőváltás - okai, menete, szabályai és dokumentálása

Ha közeledik az üzleti év vége, akkor újra képbe kerül az esetleges könyvelőváltás.

Ennek több oka is lehet. Sokszor vezet „kenyértörésre” a könyvelési díj emelése, de problémát jelenthet a könyvelői munka nem megfelelő minősége is.

A könyvelőváltás menete és szabályai

A könyvelőváltás menetének általában az alábbiak szerint kellene alakulnia:

A könyvelő felmondása
A könyvelési anyag átvétele
A könyvelési anyag átadása az új könyvelőnek
Az átadott anyag átvétele, ellenőrzése, rendezése, esetleg újrakönyvelése

A könyvelőváltásnak nincsenek törvényben explicit módon rögzített szabályai, azonban a gyakorlatban a legfontosabb a könyvelési szerződés lezárása, a felelősség tisztázása, szerződés az új könyvelővel, a könyvelési anyagok hiánytalan átvétele és átadása az új könyvelőnek és – természetesen – mindezek megfelelő dokumentálása.

A könyvelő megbízásának felmondása

Szerencsés esetben a könyvelővel írásbeli megbízási szerződésünk van. Az ebben foglaltaknak megfelelően lehet rendes vagy azonnali hatályú felmondással élni.

Ennek ellenére azonban mi mindig azt javasoljuk Ügyfeleink részére, hogy törekedjenek a közös megegyezésre, mert ez emberibb, együttműködőbb, és mindkét fél számára sokkal megnyugtatóbb.

A felmondási idő általában 1 és 3 hónap között szokott változni.

A könyvelési anyag átvétele-átadása

Az egyik legfontosabb feladat, hogy a könyvelési anyag megfelelően átvételre-átadásra kerüljön. Már kisebb könyvelési anyag esetében is szinte lehetetlen ellenőrizni, hogy minden bizonylat megvan-e, azonban az anyagok lefűzésének minősége sokat elárul a munka színvonaláról. Rendezett, jól átlátható, strukturált archiválás pedáns munkavégzésre utal.

A könyvelési anyagok átvétele az előbb leírtak szerint általában bizalmi kérdés: az átvevő feltételezi, hogy a könyvelő maradéktalanul átadja a bizonylatokat, amelyeket bármely okból nem, azokat pedig később eljuttatja volt ügyfele részére.

A könyvelőváltás időzítése

Ideális esetben a könyvelőváltásra az üzleti év végén, illetve az új üzleti év elején kerül sor, ami a vállalkozások elsöprő többségénél a naptári év végét jelenti, jellemzően a december-március közötti időszakot.

Az év vége azért praktikus dátum, mert ilyenkor a könyvek lezárásra, a könyvelési tételek – jó esetben – tisztázásra kerülnek. A felelősség így egyértelműen meghatározható.

Az élet azonban produkál olyan helyzeteket, amikor év közbeni könyvelőváltásra kényszerül valaki.

Könyvelőváltás év közben

Az év közbeni könyvelőváltás nem szerencsés, de bizonyos esetekben elkerülhetetlen. A teljesség igénye nélkül felsorolunk néhány ilyen helyzetet:

A könyvelő felmondja a szerződést vagy abbahagyja a tevékenységet
A cég vagy a könyvelő elköltözik
A könyvelő súlyos hibát vét, amiért is az együttműködés már nem tartható fenn

Ha már év közben kényszerülünk könyvelőt váltani, akkor azt minél gyorsabban, és fájdalommentesen tegyük meg. Amennyiben az év még alig kezdődött el vagy a könyvelési anyag viszonylag kevés, akkor érdemes az üzleti évet újra könyveltetni vagy ezt a lehetőséget megfontolni. Nagyobb cégek esetében ez az opció általában nem jöhet szóba, kivéve, ha a könyvelés súlyos hibája adott okot a váltásra.

A könyvelőváltás dokumentálása

Az alábbi dokumentumok feltétlenül szükségesek egy eredményes könyvelőváltáshoz:

Megbízási szerződés új könyvelővel – ez megfelelő minőségű, részletességű, színvonalas legyen, még kisebb cégek esetében is. Egy elnagyolt szerződés már intő jel lehet
A régi könyvelői szerződés felmondása vagy közös megegyezés. Ennek keretében a felelősséget is egyértelműen tisztázni szükséges
Átadás átvételi jegyzőkönyv a könyvelési anyagokról
Beszámoló, főkönyvi kivonat, főkönyvi leltárak, adófolyószámla-kivonatok átvétele
Szigorú számadású nyomtatványok átvétele (számla, nyugta, szállítólevél, pénztárbizonylatok)
Rövid, írásbeli tájékoztatás a folyamatban lévő ügyekről
A régi könyvelő elektronikus hozzáférésének visszavonása. Amennyiben a beszámolót még a régi könyvelő készíti el, annak benyújtásáig a hozzáférést feltétlenül biztosítsuk

További kérdéseivel forduljon hozzánk bizalommal.

Korrekt árakkal, fiatalos hozzáállással és egyedi megoldásokkal várjuk leendő Ügyfeleinket.